Premessa

Somacis è fermamente impegnata nel favorire la trasparenza, la legalità e la valorizzazione delle competenze e delle capacità delle persone che ci lavorano.

La presente procedura sulla segnalazione delle condotte illecite ha i seguenti obiettivi:

  • favorire un ambiente di lavoro sano caratterizzato da senso di appartenenza e legalità tutelando il dipendente che segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro;
  • dare attuazione al comma 2bis dell’art. 6 del D.L.vo n. 231/01 che invita le società che adottano il MOG 231 a prevedere
    • uno o più canali che consentano ai soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettere a) e b) del D.L.vo n. 231/01, di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del citato decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte;
    • tali canali garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione;
    • almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante;.

In tale prospettiva e con l’intenzione di dare concreta attuazione alle disposizioni normative, la presente procedura individua linee di condotta operative tese a tutelare il dipendente di Somacis S.p.a. che segnali eventuali condotte illecite.

 

Definizioni

  • OdV: Organismo di vigilanza;
  • Whistleblowing: strumento funzionale a favorire la segnalazione di illeciti;
  • Trattamento dei dati: qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati;
  • Dato personale: qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale;
  • Dati identificativi: i dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato.
  • ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione (il primo comma dell’art. 54-bis del D.L.vo n. 165/2001
    individua ANAC tra i possibili destinatari delle segnalazioni di illeciti o irregolarità da parte del pubblico
    dipendente: un atto di corruzione pubblica segnalato da un dipendente della società che coinvolga un
    soggetto interno e un dipendente pubblico potrebbe dunque aprire ad un duplice procedimento,
    quello dell’ODV e quello di ANAC);
  • Comportamenti ritorsivi: qualsiasi misura discriminatoria, atto, omissione, posto in essere nei
    confronti del whistleblower a causa della segnalazione e che rechi danno a quest’ultimo;
  • Dipendente pubblico: il dipendente delle amministrazioni pubbliche, di un ente pubblico economico
    ovvero il dipendente di un ente di diritto privato sottoposto a controllo pubblico ai sensi dell’articolo
    2359 del codice civile;
  • Modulo di segnalazione: il fac simile in calce al presente documento da utilizzare per la segnalazione
    all’ODV.

 

Fonte

LEGGE 30 novembre 2017, n. 179, Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di
cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato (GU n.291 del 14-12-
2017), Entrata in vigore del provvedimento: 29/12/2017.

 

Oggetto della segnalazione

La segnalazione può avere ad oggetto comportamenti, rischi, reati o anche irregolarità rispetto alle procedure
adottate, consumati o tentati da dipendenti o apicali aziendali a danno dell’integrità aziendale.
Non esiste una lista tassativa di condotte illecite che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Si può
tuttavia affermare che le condotte illecite oggetto delle segnalazioni meritevoli di tutela comprendono non
solo l’intera gamma dei delitti previsti dal Modello 231 ma anche le situazioni in cui, nel corso dell’attività
aziendale, si riscontri l’abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi
indebiti, nonché i fatti/condotte che costituiscono violazione del codice etico aziendale idonei a esporre la
compagine aziendale ad un rischio-reato.
Si pensi, a titolo meramente esemplificativo, ai casi di uso distorsivo dei fondi aziendali, demansionamenti,
dichiarazioni non vere rese alla pubblica amministrazione per ottenere benefici altrimenti non spettanti,
artefazione della documentazione aziendale archiviata suscettibile di rilevanza pubblica, assunzioni di favore
(corruzione), operazioni finanziarie non supportate da idonea documentazione volte alla ricettazione o al
riciclaggio di danaro o altri beni di provenienza delittuosa, violazione della concorrenza, violazione delle norme
ambientali e di sicurezza sul lavoro, frode nelle pubbliche forniture, mendacità nelle qualità o quantità del
prodotto o servizio reso, turbativa d’asta e alterazione di procedure di appalti, transazioni/negoziazioni senza
delibera, Illegittima erogazione compensi incentivanti, Trattamenti di favore nei confronti di consulenti e
professionisti.
In particolare la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate, che siano, anche
alternativamente:

  • Penalmente rilevanti;
  • Poste in essere in violazione del codice etico o di altre disposizioni-procedure aziendali, sanzionabili in via disciplinare;
  • Suscettibili di arrecare un indebito vantaggio all’azienda;
  • Suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine dell’azienda e, conseguentemente, un danno
    reputazionale;
  • Suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti e/o di arrecare un danno all’ambiente.

Si ricorda che l’art. 54 del D.L.vo n. 165/2001 stabilisce, per i dipendenti pubblici, il divieto, già disciplinato nel
codice etico aziendale, di chiedere o di accettare, a qualsiasi titolo, compensi, regali o altre utilità, in
connessione con l’espletamento delle proprie funzioni o dei compiti affidati, fatti salvi i regali d’uso, purché di
modico valore e nei limiti delle normali relazioni di cortesia.

 

Contenuto della segnalazione

Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire all’OdV di procedere alle dovute e appropriate
verifiche ed accertamenti, a riscontro della fondatezza della segnalazione.
In particolare, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

  • generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta
    nell’ambito del consorzio;
  • una chiara e completa descrizione delle condotte oggetto di segnalazione;
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui sono state commesse le condotte in ipotesi illecite;
  • se conosciute, le generalità o altri elementi utili ad identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere le condotte oggetto della segnalazione;
  • se conosciuti, l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sulle condotte oggetto di segnalazione;
  • se noti, l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza delle condotte oggetto della segnalazione;
  • ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza delle condotte oggetto della segnalazione.

 

Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, di regola
vengono archiviate e quindi non verranno prese in considerazione nell’ambito delle procedure volte a tutelare
il dipendente che segnala illeciti. Le segnalazioni che, tuttavia, contengono notizie relative a condotte di
particolare gravità e il cui contenuto è dettagliato e circostanziato potranno essere comunque sottoposte ad
una attenta valutazione.
Il codice sanzionatorio adottato nell’ambito del Modello di organizzazione e gestione di cui al D.L.vo n. 231/01
sanziona l’uso strumentale e/o improprio della segnalazione. Allo stesso modo, il codice sanzionatorio tutela
la segnalazione fondata e pertinente con i principi ispiratori dell’istituto; onde nessuno potrà essere licenziato
o, ancora, subire ritorsioni o demansionamenti in conseguenza di un uso lecito e pertinente della segnalazione.
Non è tollerata alcuna forma di ritorsione o misure discriminatorie nei confronti del dipendente che effettua
una segnalazione. Tra le misure discriminatorie vanno ricomprese misure disciplinari, molestie o ritorsioni che
determinino condizioni di lavoro inaccettabili, l’annullamento di un contratto di fornitura (il decreto copre
anche soggetti formalmente terzi), l’inserimento in black list, l’annullamento di licenze o permessi, la
sottoposizione a visite mediche o accertamenti psichiatrici. Il dipendente che ritiene di essere oggetto di
misure discriminatorie a seguito di una segnalazione può informare l’OdV, il quale riporterà all’amministratore
a cui compete, ove confermate le misure discriminatorie, ripristinare le normali condizioni di lavoro.

 

 

Modalità e gestione della segnalazione e garanzia di riservatezza

La segnalazione può essere effettuata, utilizzando il relativo Modulo per la segnalazione di condotte illecite  con le seguenti modalità:

 

 

 

A questo indirizzo avranno accesso esclusivamente i membri dell’Organo di Vigilanza di Somacis SpA.

 

  • Invio per Posta Ordinaria al seguente Indirizzo:

 

Organo di Vigilanza di Somacis SpA

C/O Somacis SpA – Sede amministrativa e stabilimento

Via Jesina 17, 60022 Castelfidardo (AN)

 

All’atto del ricevimento della segnalazione i dati identificativi del segnalante saranno secretati per tutta la durata del procedimento volto ad accertare la fondatezza della segnalazione.

 

I dati forniti saranno trattati nell’ambito e nel rispetto delle policy aziendali, le quali prevedono, tra l’altro, la
garanzia di riservatezza e la possibilità di utilizzare i dati acquisiti esclusivamente al fine di esercitare le funzioni
di competenza del soggetto destinatario dei dati medesimi.

La violazione degli obblighi di riservatezza del segnalante comporta la violazione dei doveri d’ufficio con la
conseguente responsabilità disciplinare e irrogazione delle relative sanzioni. La trasmissione della segnalazione
a soggetti interni all’amministrazione dovrà avvenire sempre previa eliminazione di tutti i riferimenti che
consentono di risalire all’identità del segnalante.

 

Nell’ambito di un procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata a soggetti diversi dall’OdV e da coloro titolati alla comminazione della sanzione solo:

  • con il consenso esplicito del segnalante;
  • qualora la segnalazione risulti fondata e la conoscenza dell’identità del segnalante sia assolutamente necessaria alla difesa del segnalato.

 

Il Consiglio di Amministrazione autorizzerà la conoscenza dell’identità del segnalante qualora l’OdV ne abbia
accertato l’assoluta necessità per la difesa del segnalato.

L’anonimato del segnalante non è opponibile all’autorità giudiziaria; tuttavia, la segnalazione all’autorità
giudiziaria deve avvenire evidenziando che essa è pervenuta da un soggetto cui è accordata la tutela della
riservatezza. Nel processo penale, valgono le regole ordinarie sul segreto previste dal Codice di procedura
penale (cfr. Corte di cassazione, sentenza n. 9047 del 2018 ).

I dati forniti in favore di chi dovesse esercitare i diritti di cui all’art. 7 del D.L.vo n. 196/2003 non potranno
contenere dati e/o informazioni che consentano di risalire al segnalante.

 

Valutazione delle segnalazioni ricevute

L’OdV, entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione rilascia alla persona segnalante avviso di
ricevimento. Entro tre mesi dall’avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza, entro tre mesi dalla
scadenza del termine di sette giorni dalla segnalazione fornisce riscontro.
Ad ogni segnalazione sarà assegnato un codice identificativo composto da numero progressivo seguito
dall’anno.
L’OdV deve, nel rispetto della riservatezza e garantendo l’imparzialità, effettuare ogni attività ritenuta
necessaria al fine di valutare la fondatezza della segnalazione, avvalendosi, eventualmente, del supporto e
della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni (es.
Collegio sindacale).
Nel caso in cui non si comprometta l’accertamento dei fatti, il segnalato potrà essere informato delle
segnalazioni a suo carico; in ogni caso dovrà essere salvaguardato l’anonimato del segnalante.
L’OdV potrà comunicare al segnalante in modo sintetico e tempestivo le determinazioni relative e/o
conseguenti alla segnalazione.
Nel caso in cui la segnalazione dovesse risultare fondata, il Consiglio di Amministrazione provvederà
alternativamente o congiuntamente, a seconda della natura dell’illecito, a:
1) presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
2) comunicare l’esito al Responsabile dell’Area di riferimento dell’autore della violazione, affinché attui i
provvedimenti opportuni inclusa l’eventuale azione disciplinare;
3) decidere in merito ai provvedimenti necessari a tutela della società.

La segnalazione sarà senz’altro archiviata dall’OdV nelle seguenti ipotesi:
1. mancanza di interesse all’integrità aziendale;
2. incompetenza dell’ODV;
3. infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
4. insussistenza dei presupposti di legge per l’esercizio delle vigilanze di competenza dell’OdV;
5. contenuto generico della segnalazione che non consente la comprensione dei fatti ovvero
segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
6. produzione di sola documentazione in assenza di segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
7. mancanza di dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione.

 

Responsabilità del segnalante

La precedente procedura lascia inalterata la responsabilità penale nel caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie.

La tutela del whistleblower non trova applicazione in caso di responsabilità penale (calunnia o diffamazione) o civile (danno ingiusto causato da dolo o colpa).

 

Comunicazione e monitoraggio

Il numero di segnalazioni ricevute e il relativo stato di avanzamento sono comunicate con cadenza annuale al
Consiglio di Amministrazione.
I dati ottenuti mediante le segnalazioni e le successive istruttorie dovranno essere utilizzati per aggiornare o
integrare la Matrice di rischio 231.

 

 

Modulo whistleblowing download